稅務局要求保存哪些紀錄？

每項業務都須保存的紀錄

買賣貨品的業務

買賣貨品的業務亦須保存所購買及售賣一切貨品的紀錄，載列貨品及買賣雙方的足夠細節，使局長能核實貨品的數量、價值及買賣雙方的身分，並保存有關發票[1]。業務亦須保存會計期終結時的營業存貨陳述書，以及編製陳述書所依據的清點存貨紀錄[1]。一般以現金交易的零售業務有寬免安排：無須記錄每名顧客的細節，但仍須保存完整的購貨紀錄及逐日的收支紀錄[2]。

提供服務的業務

提供服務的業務須保存所提供服務的紀錄，細節須足以讓局長核實各項記項[1]。所收取及支付的款項，必須能夠透過帳簿追查至收支表[2]。

稅務局建議的銀行習慣

• 業務用及私人用的銀行帳戶應該分開；如未能分開，須分別記錄存入業務的私人款項，以及從帳戶支付的私人開支[2]。
• 定期把所有業務收入存入業務的銀行帳戶[2]。
• 以能在銀行結單留下永久紀錄的方式支付購貨及開支；稅務局以支票付款為例[2]。
• 在每張支票存根或付款憑單上，記下日期、收款人、所購項目及金額[2]。

語文、年期及罰則

這些規定適用於每名在香港經營行業、專業或業務的人，不論業務屬獨資、合夥或公司[1]。紀錄須以中文或英文備存，並保存不少於7年[1]。無合理辯解而沒有遵從規定，最高可被處罰款HK$100,000[1]。

公司在《公司條例》下的額外要求

公司的會計紀錄亦須足以顯示和解釋公司的交易，能在任何時間合理準確地披露公司的財務狀況，並使董事能確保財務報表符合條例的規定[3]。董事沒有採取一切合理步驟確保符合這些規定，可被處罰款HK$300,000[3]。

電子紀錄

稅務局接受以電腦記帳，並列出其好處，但仍須保存原本文件，以證明收入及開支[2]。稅務局另有一份說明書，專門講解以電子格式保存的業務紀錄是否獲接受[1]。須知亦提醒，儲存於電腦的資料必須有後備版本，或定時把重要資料列印成文件，而這些副本須小心存放；如稅務局決定審核紀錄，以電腦儲存的資料亦較易處理[2]。

須知涵蓋的其他紀錄

稅務局的須知亦分別講解收入紀錄，例如收銀機紙帶、收據及銷貨發票，以及購貨及開支紀錄，例如現金購貨、獲發的收據及信用卡購貨[2]。須知亦提及提貨作私人用途及退貨的記錄方法[2]。業務可按這些項目，檢查日常的單據是否齊全。

關於稅務局的須知

稅務局的《保存業務紀錄須知》於1995年8月發出[2]，至今仍提到以磁碟備份。其紀錄清單與「保存業務紀錄」網頁一致，但兩者如有不同，應以該網頁所列的法定清單為準[1]。

法例、表格及數字或會改變，如本摘要與下列官方網頁有任何不同，一概以官方網頁為準。