兩條法例，同一年期
| 規定 | 適用對象 | 保存期 |
|---|---|---|
| 《稅務條例》第51C條 | 每名在香港經營行業、專業或業務的人 | 不少於7年 |
| 稅務局《保存業務紀錄須知》 | 同上 | 由交易日期起計最少7年 |
| 《公司條例》第377條 | 每間公司 | 由最後記項所關乎的財政年度終結時起計7年 |
公司的規定由財政年度終結時起計，因此可能比由交易日期起計的年期稍長。公司把每項紀錄保存至其財政年度終結後7年，便可同時符合兩項規定。
須保存哪些紀錄
第51C條涵蓋記錄收入及付款或入息及開支的帳簿；憑單、銀行結單、發票及收據；資產及負債紀錄；以及日常所收取及支出一切款項的記項[1]。涉及貨品買賣的業務，亦須保存所購買及售賣貨品的紀錄，連同存貨陳述書及清點存貨的紀錄；提供服務的業務則須保存所提供服務的紀錄[1]。紀錄須以中文或英文備存[1]。一般以現金交易的零售業務，無須記錄每名顧客的細節，但仍須保存完整的購貨紀錄及逐日的收支紀錄[2]。
停業之後
稅務局的須知指出，即使業務已停止經營，保存紀錄的責任仍會持續，直至7年期屆滿為止[2]。結束業務前，應決定由誰保管紀錄、存放在甚麼地方，以及日後如何出示。
結轉的虧損
如以往年度的虧損已用作抵銷其後年度的利潤，稅務局建議保存所有紀錄，直至虧損全數抵銷的年度終結後7年為止[2]。對有虧損的業務而言，保存期可能遠超由原來交易起計的7年。
紙本或電子紀錄
紀錄可以用電腦保存，但支票存根、發票、銀行存款單及銀行結單等原本文件，仍須保存以證明各項記項[2]。公司的電子紀錄必須能夠以印本形式重現[3]，而並非以裝訂簿冊形式備存的紀錄，須採取足夠的預防措施，防止紀錄被篡改[3]。稅務局的須知亦提醒，儲存於電腦的資料必須有後備版本，或定時把重要資料列印成文件，而這些副本須小心存放[2]。稅務局另有說明書，講解以電子格式保存的業務紀錄是否獲接受作為稅務紀錄[1]。
公司把紀錄存放在何處
公司須把會計紀錄存放在註冊辦事處或董事認為適當的其他地方，並須讓董事隨時查閱[3]。如紀錄存放在香港以外，須把顯示公司財務狀況、相隔不超過6個月的帳目及申報表送交香港某地方，並存放於該處[3]。
罰則
| 違規情況 | 最高罰則 |
|---|---|
| 無合理辯解而沒有遵從第51C條 | 罰款HK$100,000 |
| 董事沒有採取一切合理步驟，確保公司紀錄保存7年 | 罰款HK$300,000 |
| 董事故意沒有採取上述步驟 | 罰款HK$300,000及監禁12個月 |
整理紀錄時可先核對的事項
- 每份紀錄所屬的財政年度，以及該年度終結後7年的屆滿日期。
- 有沒有尚未全數抵銷的虧損，令相關年度的紀錄須保存更久。
- 電子紀錄能否列印成印本，以及原本文件是否仍然保存。
- 業務結束後，由誰保管紀錄，以及紀錄存放在甚麼地方。
- 紀錄是否以中文或英文備存，以及存放地點是否讓董事可以隨時查閱[1][3]。
法例、表格及數字或會改變，如本摘要與下列官方網頁有任何不同，一概以官方網頁為準。