香港的稅制出名簡單，但在記帳這件事上，法例說得很清楚。有限公司同時受兩條法例規管：《稅務條例》和《公司條例》，兩者的要求相近但不完全相同。這篇指南按老闆實際會問的問題排列：要保存甚麼、保存多久、用電腦記帳是否可以、每個月要做甚麼，並用一個實例計算一張發票最少要保留到哪一天。所有規定都附上稅務局或公司註冊處的來源。
| 規定 | 適用內容 | 來源 |
|---|---|---|
| 業務紀錄保存期（《稅務條例》第 51C 條） | 最少 7 年 | [1] |
| 7 年由何時起計（稅務局說明書） | 由交易日期起計；結束營業後仍須保留至 7 年期滿 | [2] |
| 虧損於其後年度抵銷（稅務局說明書） | 最好保留至虧損全數抵銷的年度完結後 7 年 | [2] |
| 紀錄語文 | 英文或中文 | [1] |
| 無合理辯解而未有備存紀錄（第 80(1A) 條） | 最高罰款 $100,000 | [1] [3] |
| 公司會計紀錄（《公司條例》第 373 條） | 公司所有收支款項的每日記項，以及公司的資產及債務紀錄 | [4] |
| 公司保存會計紀錄的時期（第 377 條） | 7 年，由最後記項所關乎的財政年度終結時起計 | [4] |
| 董事沒有採取一切合理步驟確保遵守（第 373(5)、377(3) 條） | 罰款 $300,000 | [4] |
| 董事故意沒有採取一切合理步驟（第 373(6)、377(4) 條） | 罰款 $300,000 及監禁 12 個月 | [4] |
法例如何規定？兩條法例、同一個 7 年
《稅務條例》第 51C 條規定，每名在香港經營行業、專業或業務的人，須就其入息及開支以英文或中文備存足夠的紀錄，以便其應評稅利潤易於確定，而這些紀錄須保留最少 7 年[1]。稅務局的說明書把 7 年定為由交易日期起計，就算你結束營業，仍要繼續保留到期限屆滿[2]。
《公司條例》為有限公司再加一層責任。第 373 條規定，公司的會計紀錄須足以顯示及解釋公司的交易、以合理的準確度在任何時間披露公司的財務狀況及財務表現，並使董事能夠確保財務報表符合條例[4]。第 377 條規定公司須保存這些紀錄 7 年，由最後記項所關乎的財政年度終結時起計[4]。請留意「在任何時間」這幾個字：條例期望紀錄是即時的，不是年結時才補做出來的。
無限公司（獨資經營）和合夥業務同樣受《稅務條例》第 51C 條規管；《公司條例》第 9 部的會計紀錄規定，則是針對公司的。
要保存哪些紀錄？
- 記錄收入及付款，或入息及開支的帳簿；
- 核實帳簿各項記錄所需的文件，例如憑單、銀行結單、發票、收據；
- 業務的資產及負債紀錄；
- 業務日常所收取及支出的一切款項的記項紀錄，以及有關的證明資料。
每年年底，你亦要擬備債務人和債權人清單，以及盤點資料[2]。從事貨品買賣的業務，要保存所有購貨及銷貨的詳細紀錄，發票須列明貨物及買賣雙方的資料，讓稅務局局長能核實貨物的數量、價值及買賣雙方的身分[1]；傳統以現金交易的零售業務在記錄買家身分方面有寬免，但仍要保存購貨的詳細紀錄和每日收支[2]。提供服務的業務，則要保存所有服務的詳細紀錄，令服務收入及成本可以透過帳簿追查[2]。
判斷標準不是「有沒有保存一些東西」，而是第三者，例如稅務局或核數師，能否從你保存的紀錄輕易計算出你的利潤；對公司而言，還要看紀錄能否在任何時間顯示公司的財務狀況[1] [4]。
保存多久？由何時開始計算？（附實例）
兩條法例都是 7 年，但起計點不同：稅務局的說明書由交易日期起計[2]，《公司條例》由最後記項所關乎的財政年度終結時起計[4]。實際操作上，按較遲的一個日期保留最穩妥。
實例：一間以 12 月 31 日為年結日的有限公司，在 2026 年 3 月 15 日收到一張 $8,800 的供應商發票。
- 按稅務局說明書，由交易日期起計 7 年，最少保留至 2033 年 3 月 15 日[2]。
- 按《公司條例》第 377 條，這筆記項所關乎的財政年度在 2026 年 12 月 31 日終結，7 年後即 2033 年 12 月 31 日[4]。
- 如果公司在 2026 年有稅務虧損，要到後來的年度才全數抵銷，稅務局建議保留至虧損全數抵銷的年度完結後 7 年[2]，日期會更晚。
所以這張 $8,800 的發票，最少要保留到 2033 年 12 月 31 日；有未抵銷虧損的話，還要更久。最簡單的做法，是以財政年度為單位整批存檔，每批保留到該年度終結後最少 7 年。
用電腦記帳是否可以？
可以。法例沒有指定記帳方法，稅務局的說明書亦列出用電腦記帳的好處，例如提高準確性、方便日後查閱，以及在稅務局審核時節省時間[2]。但有兩個條件：第一，即使用電腦記帳，你仍須保存原本文件，例如支票存根、發票、銀行存款單及銀行結單，以證明你的收入及開支；第二，電腦中的資料必須有後備版本，並小心存放[2]。
《公司條例》第 376 條亦容許公司以印本或電子形式備存會計紀錄，但如果採用電子形式，公司須確保紀錄能夠以印本形式複製；如果不是記在經釘裝的簿冊內，公司須採取足夠預防措施防止揑改，並採取足夠步驟以便發現任何揑改[4]。換句話說，一份任何人都可以隨時改動、而又沒有修改紀錄的試算表，很難滿足這項要求。
稅務局亦建議業務用和私人用的銀行戶口分開；如果沒有分開，就要把存入業務的私人款項和提取作私人用途的款項，分別記錄在現金簿中[2]。
每月記帳流程：逐步說明
稅務局的建議是把簿記變成日常公事、每天處理，不要把工作留到最後一刻[2]。以下流程可以讓一間小公司全年符合兩條法例，到年結時直接交給核數師：
- 即時記錄每一筆收支。負責：負責記帳的人。期限：每日，因為兩條法例都要求逐日記錄收支 [2] [4]。
- 為每筆記項存檔原始文件。負責：支出或收款的同事。期限：同一星期內；每筆記項都要有發票或收據，第三者才能核實 [2]。
- 把每個銀行戶口與銀行結單核對。負責：記帳員。期限：每月月底，在記錄下月交易之前。
- 檢視債務人和債權人。負責：老闆或財務負責人。期限：每月月底，年底的債務人和債權人清單便只需列印 [2]。
- 更新資產紀錄，買賣貨品的業務同時更新存貨紀錄。負責：記帳員。期限：每月；會計年度結束時全面盤點 [2]。
- 備份帳簿和文件。負責：負責系統的人。期限：最少每月一次 [2]。
- 年結後為核數師結帳。負責：董事與記帳員。期限：結帳日期後盡快完成，讓支持 BIR51（法團）或 BIR52（合夥業務）的經審計帳目和稅項計算表能及時擬備。
報稅表的時間表，可參閱我們的利得稅報稅表指南。
常見錯誤
- 只留電腦檔案，丟掉單據。用電腦記帳仍要保存原本文件[2]。
- 沒有備份。所有紀錄只存在一部電腦而沒有後備，系統一旦失靈後果可以很嚴重[2]。
- 公私不分。私人開支由公司戶口支付卻沒有另行記錄，帳目便難以證明完整[2]。
- 結業後就銷毀紀錄。結束營業後仍要保留紀錄，直至 7 年期限屆滿[2]。
- 年底才一次過補記。《公司條例》要求紀錄能在任何時間披露公司的財務狀況[4]，一季才更新一次的試算表很難做到。
- 以為小公司要求較寬鬆。第 51C 條適用於每名在香港經營業務的人，規模大小並無分別[1]。
罰則：公司與董事都有責任
根據《稅務條例》，任何人無合理辯解而不遵照第 51C 條備存業務紀錄，稅務局可根據第 80(1A) 條提出檢控，可被判處罰款 $100,000，法庭亦可命令在指明時間內辦妥未遵辦的事項[3]。蓄意意圖逃稅而擬備或備存虛假的帳簿或紀錄，則屬第 82(1) 條的罪行，可被判處罰款 $50,000，並可被加徵相等於少徵稅款 3 倍的罰款，以及監禁 3 年[3]。
根據《公司條例》，責任直接落在董事身上。董事沒有採取一切合理步驟，確保公司備存會計紀錄或保存 7 年，即屬犯罪，可處罰款 $300,000；如屬故意，可處罰款 $300,000 及監禁 12 個月[4]。如董事能證明有合理理由相信，並確實相信，已有勝任而可靠的人獲委以這項責任，並能夠執行該責任，即屬免責辯護[4]。這也是為甚麼你應該清楚知道，是誰在替你記帳、用甚麼方法記帳。
Suma 如何處理
Suma 是記帳系統，不會替你報稅或填寫任何稅表。以下是它現時為上述責任所做的事：
- 複式帳簿：使用四位數會計科目編號，每次修改都是作廢後重新建立，誰改了甚麼都保留下來，而不是被覆寫。
- 經 Finverse 連接的銀行資料：把公司銀行帳戶的交易即時帶入帳簿，方便對帳。
- 收據及文件與帳目一同存檔：每筆帳目都保留證明它的原始文件。
- 年結資料包交予我們的合作會計師事務所：這間事務所執業逾 40 年；資料包附有由伺服器計算的哈希值。
- 已提交的年度會被鎖定：已提交的年度背後的紀錄會保持原狀，不能再修改。
- 核數師的提問在 Suma 內的要求功能回覆：回答時附上收據。
常見問題
公司單據要保留多久？
最少 7 年。《稅務條例》規定紀錄須保留最少 7 年[1]，稅務局的說明書由交易日期起計[2]。有限公司亦要按《公司條例》把會計紀錄保存 7 年，由最後記項所關乎的財政年度終結時起計[4]。如果有虧損結轉，稅務局建議保留至虧損全數抵銷的年度完結後 7 年[2]。
小型公司記帳有何要求？
公司規模不改變規定。小公司同樣要保存帳簿、每筆記項背後的文件、資產及負債紀錄，以及每日收支的紀錄，語文可以是英文或中文[1] [2]。《公司條例》亦要求紀錄能以合理的準確度，在任何時間顯示公司的財務狀況[4]。經審計的帳目和報稅表，都是由這些紀錄擬備出來的。
無限公司也要記帳嗎？
需要。第 51C 條適用於每名在香港經營行業、專業或業務的人，並不限於有限公司，紀錄同樣要足以確定應評稅利潤，並保留最少 7 年[1]。稅務局的說明書亦是為協助小型業務擬備及保存紀錄而寫的，並建議業務和私人的銀行戶口分開[2]。
不記帳會被罰多少？
根據《稅務條例》，無合理辯解而未有備存足夠的業務紀錄，最高罰款 $100,000[1]。根據《公司條例》，董事沒有採取一切合理步驟確保公司備存或保存會計紀錄，可處罰款 $300,000；如屬故意，可處罰款 $300,000 及監禁 12 個月[4]。
資料來源
以上為一般資料，內容截至 2026 年 10 月 16 日，並非法律、稅務或會計意見。請向稅務局、公司註冊處或持牌專業人士確認最新規定。