收據上應載明的資料

稅務局的《保存業務紀錄須知》指出，收據可用來記錄業務收取的所有款項，最合適的是預先印備順序編號並附有副本的收據，而業務名稱須印於每張收據上[1]。說明書講述業務支付開支時取得的收據，亦列出收據上應顯示的資料：日期、供應商或服務提供者的名稱、所付款額，以及所支付的物業、貨物或服務詳情[1]。顧客向你索取收據時，需要的也正是這些資料，所以你發出的收據應同樣齊備。經營現金零售業務而沒有逐筆發出收據的，亦可用收銀機紙帶或現金銷貨交易紀錄記錄銷售，但最低限度須記下交易日期及每日的收入總額[1]。

符合稅務局指引的收據
項目原因
業務名稱（公司則為其註冊名稱）須印於每張收據上；對公司而言更是法律規定
順序排列的收據編號編號中斷即顯示有收據遺失；副本須一併保留
日期把款項與收款當日連繫起來
所收款額即帳簿上記錄為已收取的款項
款項所涉的貨物或服務說明顧客為何付款

收據與發票有何分別

發票是要求對方付款的文件，收據則確認已收到款項。就發票而言，稅務局建議向顧客發出印有順序編號的發票，並最少載有以下資料：發票號碼、發出日期、顧客姓名和地址、你的業務名稱和地址、交易日期、貨物或服務摘要（包括數量和價錢），以及價錢總額[1]。不少小型業務只發出一份兼具兩種用途的文件，收款後在上面註明「已付」及收款日期。

公司名稱的規定

公司須在其任何通訊文件、交易文書及網站上，以可閱字樣述明其註冊名稱[2]。公司註冊處確認，交易文書包括公司的發票、收據或信用證，而有關規定同時適用於印本形式及電子形式的文件[3]。同時註冊了英文名稱及中文名稱的公司，述明其中一個名稱已經足夠[3]，而名稱中的「Limited」亦可縮寫為「Ltd.」[2]。發出沒有述明公司名稱的收據屬違法，公司及其每名責任人可處第3級罰款，即$10,000[2][6]。

保存收據副本

每名在香港經營業務的人，均須以英文或中文就其入息及開支備存足夠的紀錄，包括憑單、銀行結單、發票、收據，以及日常所收取及支出的一切款項的記項，並保留最少7年[4]。無合理辯解而未能遵辦，最高罰款為$100,000[4]。公司的會計紀錄亦須載有所有收支款項的每日記項，並由有關財政年度終結時起計保存7年；董事沒有採取一切合理步驟確保公司遵守，可處罰款$300,000[5]。

使用附有副本的收據簿，或使用能自動編號並儲存每張副本的系統，都符合說明書的要求。重點是每一筆收款都能由收據追查至帳簿。稅務局的7年由交易日期起計，而《公司條例》則由財政年度終結時起計[1][5]，所以公司應以兩者中較遲屆滿的一個為準。即使結束營業，仍有責任保留有關紀錄，直至7年期限屆滿為止[1]。如以電腦保存紀錄，仍須保存支票存根、發票、銀行存款單及銀行結單等原本文件，以證明收入及開支，並須為電腦內的資料製作後備副本，小心存放[1]。

法例、表格及數字或會改變，如本摘要與下列官方網頁有任何不同，一概以官方網頁為準。