Suma 與用 Excel 及 WhatsApp 記帳比較
用一份共用試算表記數字，再用一個滿是收據相片的 WhatsApp 群組，是不少香港企業的起步方式，對部分企業來說亦已足夠。本頁就紀錄存放位置、對帳、審計線索、年結時交予核數師的交接，以及誰可以看到甚麼，比較這種做法與 Suma。
聲明：本頁由 Suma 撰寫，而 Suma 是本頁比較的兩個選擇之一。本頁以一般方式描述試算表加聊天群組的做法，並不涉及任何有關 Microsoft 或 Meta 產品的聲稱；每項香港法例要求均附上原出處的官方網頁連結。核對日期：。
概覽
| 項目 | Suma | Excel 及 WhatsApp |
|---|---|---|
| 紀錄存放在哪裏 | 存放在為你公司而設的一個應用程式中。敏感欄位以你公司專屬的密鑰加密儲存。 | 數字在試算表內，佐證則以相片及訊息分散在一個或多個聊天群組中。把每個數字與其收據對應，需要人手處理。 |
| 對帳 | 已連接銀行帳戶的話，每筆款項都會按你的規則配對，並以平衡的複式記帳分錄過帳。任何未能確定的項目，只會以「是」或「否」問你一次。 | 按某人自訂的時間表，以人手把銀行月結單與試算表核對。 |
| 審計線索 | 每項分錄都記錄來源及原因，並保存七年。 | 某個儲存格改了甚麼、為何修改，清晰程度取決於團隊自己有否記錄的習慣。佐證留在聊天紀錄之中。 |
| 年結時交予核數師 | 分類帳在年內持續對帳，而我們的合作會計師事務所 W. M. Sum & Company 提供專業審閱、持牌會計師簽署及法定提交。 | 試算表、銀行月結單及收據相片要收集起來交給核數師，缺漏往往在這時才浮現。除非公司屬不活動公司，否則香港公司的財務報表每年都須審計。[3] |
| 存取權限 | 每個請求都在伺服器上限定於你公司的帳戶，一間公司永遠無法看到另一間公司的帳目。 | 任何擁有檔案或身在群組中的人，都可以看到其中內容。存取範圍取決於分享設定及群組成員。 |
| 把紀錄保存7年 | 每項分錄連同其來源及原因保存七年。 | 由你負責：試算表及聊天紀錄都必須保存不少於7年，並保持可讀。不論使用甚麼工具，這項責任同樣適用。[1] |
| 開始使用 | 我們會從你的試算表、匯出的 WhatsApp 紀錄、收據及現有系統着手。設定費用視乎你的紀錄及工作流程，會在通話後於建議書中訂定。 | 幾乎不需要任何設定：很多企業本來已在使用這兩個工具。 |
無論選用哪一種方式，香港法例都有以下要求
- 《稅務條例》第51C條規定，在香港經營業務的每一個人，均須以中文或英文備存足夠的收入及開支紀錄，並保存不少於7年。無合理辯解而不遵從者，最高可被罰款$100,000。[1]
- 稅務局列明的紀錄包括記錄收支的帳簿，以及支持這些帳目的單據、銀行月結單、發票及收據。[1]
- 《公司條例》第373條規定，公司的會計紀錄須能在任何時間合理準確地披露其財務狀況及財務表現；第377條則規定，有關紀錄須在其所關乎的財政年度完結後保存7年。[2]
- 所有公司的財務報表均須審計，包括符合申報豁免資格的公司，惟不活動公司除外。[3]
延伸閱讀：香港公司的簿記要求及你的香港公司需要審計嗎？（英文）。
在哪些情況下 Excel 及 WhatsApp 是較佳選擇
- 規模很小或剛成立的企業，每月只有少量交易。
- 仍在測試構思、尚未有收入的企業，需要備存的紀錄不多。
- 由同一人同時管理試算表和收據，因此共用存取及正式審計線索暫時沒那麼重要。
Suma 適合的情況
當試算表和聊天群組開始應付不來，例如交易增多、經手數字的人增加，或審計時不斷發現缺漏，Suma 就適合你。我們會從你現有的紀錄開始。
Suma 的收費視乎你的紀錄、工作流程及度身訂造的要求而定，因此會在通話後於建議書中訂定。
預約通話 查看收費資料來源
- 稅務局：備存紀錄 核對日期：（英文版，核對日期：）
- 公司註冊處：《公司條例》（第622章）第9部，帳目與審計（PDF） 核對日期：（英文版，核對日期：）
- 公司註冊處：帳目與審計常見問題 核對日期：（英文版，核對日期：）
以上僅屬一般資料，並非法律、稅務或會計意見。現行要求請向稅務局、公司註冊處或持牌專業人士確認。