Suma 與外判簿記員加現成軟件比較
不少香港公司把紀錄交給簿記員，由對方以現成的會計軟件處理。Suma 走另一條路：按你的業務運作方式度身訂造的軟件，並由合作的會計師事務所審閱及提交軟件產生的帳目。本頁比較的是兩種模式，而非任何具名公司，方便你選出合適的一種。
聲明：本頁由 Suma 撰寫，而 Suma 是本頁比較的兩個選擇之一。本頁以一般方式描述簿記模式，並非針對任何具名公司；每項香港法例要求均附上原出處的官方網頁連結。核對日期：。
概覽
| 項目 | Suma | 外判簿記員 |
|---|---|---|
| 由誰備存紀錄 | 你的業務在按其自身工作流程打造的 Suma 應用程式中運作。分錄由一般程式碼而非 AI 過帳；遇到未能確定的配對，會向你查詢一次。 | 簿記員根據你提供的文件，在他們或你訂用的軟件中輸入交易。備存足夠紀錄的法律責任仍在你的業務身上。[1] |
| 帳目有多及時 | 已連接銀行帳戶的話，銀行數據中每筆到帳款項都會按你的規則配對並隨即過帳，帳目在兩次審閱之間保持及時。 | 取決於簿記員上一次處理的那批文件。處理頻率視乎服務提供者及雙方協議。 |
| 東主日常看到甚麼 | 你自己的應用程式，內置助理以淺白語言回答有關帳目的問題。助理只會讀取及提出建議，不能在分類帳過帳。 | 簿記員發送的報表，以及所選軟件直接提供的檢視畫面。 |
| 年結：審計 | 分類帳在年內持續對帳，而我們的合作會計師事務所 W. M. Sum & Company 提供專業審閱、持牌會計師簽署及法定提交。 | 簿記員把全年紀錄交給你的核數師。除非公司屬不活動公司，否則香港公司的財務報表每年都須審計，不論由誰記帳。[3] |
| 年結：利得稅 | 我們的合作會計師事務所根據 Suma 備存的帳目擬備、簽署及提交報稅表。 | 視乎服務提供者：有些簿記員會擬備稅務計算表，有些則把報稅交由你的核數師或稅務代表處理。 |
| 把紀錄保存7年 | 每項分錄都記錄來源及原因，並保存七年。 | 視乎服務提供者的做法，以及由誰持有軟件訂閱。無論如何，保存紀錄不少於7年的責任仍在你的業務身上。[1] |
| 配合你的工作流程 | 度身開發是 Suma 的核心：我們會為你的業務界定範圍，並開發所需的工作流程、報表或功能。 | 你的流程要遷就軟件及簿記員的慣常做法。 |
| 收費 | 視乎你的紀錄、工作流程及度身訂造的要求，會在通話後於建議書中訂定。 | 收費因服務提供者及交易量而異。由於本頁沒有引用任何服務提供者自行公佈的價格，因此不列出任何數字。 |
無論選用哪一種方式，香港法例都有以下要求
- 《稅務條例》第51C條規定，在香港經營業務的每一個人，均須以中文或英文備存足夠的收入及開支紀錄，並保存不少於7年。無合理辯解而不遵從者，最高可被罰款$100,000。[1]
- 稅務局列明的紀錄包括記錄收支的帳簿，以及支持這些帳目的單據、銀行月結單、發票及收據。[1]
- 《公司條例》第373條規定，公司的會計紀錄須能在任何時間合理準確地披露其財務狀況及財務表現；第377條則規定，有關紀錄須在其所關乎的財政年度完結後保存7年。[2]
- 所有公司的財務報表均須審計，包括符合申報豁免資格的公司，惟不活動公司除外。[3]
延伸閱讀：香港公司的簿記要求及你的香港公司需要審計嗎？（英文）。
在哪些情況下外判簿記員是較佳選擇
- 你想把簿記工作完全交給別人，而且不需要日常查看自己的數字。
- 你的流程已經配合現成軟件，不需要任何度身訂造的工作流程或報表。
- 你的交易量很少，由簿記員定期補做已足以保持紀錄完整。
- 你已有一位信任的簿記員，而現有安排能趕及年結期限。
Suma 適合的情況
Suma 適合希望在兩次年結之間帳目保持及時、每天都能看到自己的數字，並想要按現有運作方式打造軟件的企業；軟件產生的帳目由合作的會計師事務所審閱及提交。
Suma 的收費視乎你的紀錄、工作流程及度身訂造的要求而定，因此會在通話後於建議書中訂定。
預約通話 查看收費資料來源
- 稅務局：備存紀錄 核對日期：（英文版，核對日期：）
- 公司註冊處：《公司條例》（第622章）第9部，帳目與審計（PDF） 核對日期：（英文版，核對日期：）
- 公司註冊處：帳目與審計常見問題 核對日期：（英文版，核對日期：）
以上僅屬一般資料，並非法律、稅務或會計意見。現行要求請向稅務局、公司註冊處或持牌專業人士確認。