這篇指南不偏向任何供應商，說明法例對記帳有甚麼要求、AI 工具擅長哪些工作，以及無論用甚麼方法記帳，哪些責任始終由人承擔。想了解 Suma 如何運用 AI，請參閱我們的 AI 會計軟件頁面；想了解保存紀錄的完整規定，請參閱公司記帳要求指南。以下每項規定都附上官方來源。
| 規定 | 適用內容 | 來源 |
|---|---|---|
| 備存業務紀錄（《稅務條例》第 51C 條） | 以英文或中文就入息及開支備存足夠的紀錄，保留最少 7 年 | [1] |
| 7 年由何時起計（稅務局說明書） | 由交易日期起計；結束營業後仍須保留至 7 年期滿 | [2] |
| 以電腦記帳（稅務局說明書） | 仍要保存記項背後的原始單據，並為系統備份 | [2] |
| 無合理辯解而未有備存紀錄（第 80(1A) 條） | 罰款 HK$100,000 | [1] [3] |
| 公司會計紀錄（《公司條例》第 373 條） | 足以顯示和解釋公司交易，並能在任何時間披露公司財務狀況的紀錄 | [4] |
| 公司保存會計紀錄的時期（第 377 條） | 7 年，由最後記項所關乎的財政年度終結時起計 | [4] |
| 董事沒有採取一切合理步驟確保遵守（第 373(5)、377(3) 條） | 罰款 HK$300,000 | [4] |
| 公司財務報表的審計 | 所有公司均須審計，包括屬於匯報豁免範圍的公司，只有不活動公司除外 | [5] |
法例如何規定？用甚麼工具記帳都一樣
《稅務條例》第 51C 條規定，每名在香港經營行業、專業或業務的人，須就其入息及開支以英文或中文備存足夠的紀錄，以便其應評稅利潤易於確定，而這些紀錄須保留最少 7 年[1]。稅務局的說明書把 7 年定為由交易日期起計，就算結束營業，仍要繼續保留到期限屆滿[2]。法例並沒有指定記帳方法：紙本現金簿、試算表、會計軟件或 AI 工具都可以用來保存紀錄，法例要看的是紀錄是否足夠。
有限公司另外要遵守《公司條例》。第 373 條要求公司備存足以顯示和解釋其交易、並能在任何時間以合理的準確度披露其財務狀況的會計紀錄；第 377 條要求這些紀錄保存 7 年，由最後記項所關乎的財政年度終結時起計[4]。這兩項責任最終都落在人身上：董事沒有採取一切合理步驟確保公司遵守，可處罰款 HK$300,000[4]。
AI 記帳可以做甚麼？
AI 在記帳上真正有用的，是讀取資料和提出建議。常見的工作如下：
- 讀取收據及發票。工具可以從相片或 PDF 讀出日期、供應商及金額，不必人手輸入。不過單據本身仍要保存：稅務局的說明書要求，即使以電腦記帳，也要保存記項背後的原始單據[2]。
- 建議分類。工具可以按供應商及過往同類交易的處理方法，建議一筆交易應記入哪個科目。建議只是起點，要由人接受或更正。
- 配對銀行交易。工具可以把銀行月結單上的每一筆交易，與發票、收據或帳簿內已有的記項配對，並列出尚未配對的項目。把月結單與帳簿逐筆核對，正是找出兩者之間遺漏記項的方法。
- 擬備報表。工具可以按已有的記項，排列出損益表、資產負債表或未收款發票清單。報表草稿的完整程度，取決於它所依據的紀錄是否完整。
以上每一項都可以減少輸入工作，並及早發現錯誤，但都不會改變法例要求保存甚麼，也不會改變由誰負責。
AI 記帳不可以做甚麼？
承擔法律責任。第 51C 條的責任在於經營業務的人[1]；《公司條例》的責任則在於公司及其董事[4]。如董事能證明有合理理由相信，已有勝任而可靠的人獲委以備存紀錄的責任，並能夠執行該責任，即屬免責辯護[4]。軟件可以協助這個人完成工作，但選用某個工具，並不會把責任從業務身上轉走。
簽署審計報告。公司註冊處指出，所有公司均須審計，包括屬於匯報豁免範圍的公司，只有不活動公司除外[5]。審計由公司的核數師進行並作出報告。工具可以預備核數師要求的明細表和文件，但不能擔任核數師，也不能簽署審計報告。
決定稅務立場。某項收入是否應課稅、某項開支可否扣除、一年的利潤如何計算，都是業務在報稅表內作出並要負責的判斷。法例的標準是紀錄要令應評稅利潤易於確定[1]，即是說，無論採取甚麼立場，都要有紀錄支持。工具可以顯示帳簿內有甚麼，但立場要由業務及其顧問決定。
令紀錄變得完整。工具只能讀取交給它的資料。沒有存入銀行的現金，或從未拍下的收據，在它的帳簿內同樣不存在。稅務局的說明書建議業務和私人的銀行戶口分開；如果沒有分開，就要另行記錄東主存入的款項及從戶口支付的私人開支[2]。
選用任何 AI 記帳工具前要問的問題
以下問題適用於任何工具，包括我們自己的。這些問題都源自上述規定：
- 7 年內能否取回全部資料？紀錄及其背後的單據須保留最少 7 年[1] [2]，可能比訂用期更長。請問清楚如何匯出完整帳簿及所有單據。
- 每筆記項是否連同原始單據一併保存？稅務局的說明書要求，即使以電腦記帳，也要保存原始單據[2]。
- 有沒有備份？稅務局的說明書要求為電腦紀錄備份[2]。請問清楚備份存放在何處，以及如何還原。
- 由誰確認每筆記帳？請問清楚建議會否自動記入帳簿，還是要等人確認；修改後又會否留下更改紀錄。
- 甚麼資料會傳送給 AI 模型？請問清楚哪些資料會離開系統、傳送給誰，以及傳送前會否先移除姓名。
- 由誰覆核及提交？請問清楚由誰為審計擬備帳目及報稅表，以及這項服務是否已包括在收費內，還是另行報價。
Suma 如何處理
Suma 運用 AI，按你的業務運作方式建立及維護會計 App。以下是它現時為上述責任所做的事：
- 確定性的記帳：每筆記帳均按固定會計規則記入複式帳簿，使用四位數會計科目編號，而不是模型的猜測。
- 保留修改紀錄：每次修改都是作廢後重新建立，誰改了甚麼都保留下來，而不是被覆寫。
- 收據及文件與帳目一同存檔：每筆帳目都保留證明它的原始文件。
- 唯讀的助理：App 內的助理回答有關你自己帳目的問題，但不能修改帳目。文字傳送給 AI 模型前會先移除姓名。
- 已提交的年度會被鎖定：已提交的年度背後的紀錄會保持原狀，不能再修改。
- 由專業人士覆核：合作會計師事務所 W. M. Sum & Co. 提供審閱、核數及法定申報，另行報價；Suma 本身不會替你報稅。
任何工具，包括 Suma，都不會替你承擔保存紀錄的責任。這項責任始終在於業務；如屬有限公司，亦在於其董事[1] [4]。
常見問題
在香港可以用 AI 記帳嗎？
可以。法例並沒有指定記帳方法。《稅務條例》第 51C 條要求以英文或中文就入息及開支備存足夠的紀錄，並保留最少 7 年[1]。如果以電腦記帳，稅務局的說明書指出仍要保存發票、銀行月結單等原始單據，並為系統備份[2]。符合這些條件的 AI 工具可以用來保存紀錄，但責任仍然在於業務本身。
用 AI 工具記帳，紀錄要保留多久？
與其他記帳方法一樣，最少 7 年。《稅務條例》規定紀錄須保留最少 7 年[1]，稅務局的說明書由交易日期起計[2]。有限公司亦要按《公司條例》把會計紀錄保存 7 年，由最後記項所關乎的財政年度終結時起計[4]。停用某個工具之前，請先確認可以匯出全部資料。
AI 記帳軟件記錯帳，由誰負責？
由業務負責。第 51C 條的責任在於經營業務的人，無合理辯解而未有備存足夠的紀錄，可處罰款 HK$100,000[1]。如屬有限公司，董事沒有採取一切合理步驟確保公司備存會計紀錄，可處罰款 HK$300,000[4]。選用工具並不會轉移這項責任，所以必須有人檢查工具記入的帳目。
AI 記帳可以取代會計師或核數師嗎？
AI 可以取代大量輸入工作，但不能取代法例所依賴的專業人士。所有公司均須審計，包括屬於匯報豁免範圍的公司，只有不活動公司除外[5]，審計報告由核數師簽署，而不是由工具簽署。稅務立場亦是業務在報稅表內作出的判斷。在 Suma，審閱、核數及法定申報由合作會計師事務所 W. M. Sum & Co. 提供，另行報價。
資料來源
以上為一般資料，內容截至 2026 年 10 月 30 日，並非法律、稅務或會計意見。請向稅務局、公司註冊處或持牌專業人士確認最新規定。